重要時事項を考えると私たちが日々行う事柄は４種類に分けることができる。

�@　緊急で重要なこと
締め切りのある仕事、病気、災害、喧嘩etc
�A　緊急だが重要でないこと
突然の来客、多くの電話、意味のない会議、意味もない接待、雑事etc
�B　緊急ではないが重要なこと
人間関係作り、健康維持、準備、計画、勉強etc
�C　緊急でもないし重要でもないこと
暇つぶし、単なる遊び、待ち時間etc

この中で、もし常日頃から行っていれば、あなたの私生活や仕事を著しく向上させると思われる事柄はなにか。

それは、ほとんどが�Bの「緊急ではないが重要なこと」に入るのではないでしょうか。実際に今、緊急で重要な状況にある人はそれどころではないと思うが（それ以前にインターネットなどしていないと思う）、よく考えればそうなのだ。私もこのことをを考えたときには驚きました。その時の私は、家では�@と�Cを行ったり来たりしていました。そして、仕事になると�@と�Aを行ったり来たりです。家ではただ自分のやりたいことだけをやり、緊急で重要なことがあるとあたふたしてしまい、それを乗り切っては自己満足に陥っていました。一方、会社では締め切りのある仕事に打ち込んでは、意味の無いような会議のために意味の無い理屈をこねて、こちらもまた自己満足に陥っていたのです。

そして今になって考えると、自分の人生に必要な物は僅かしか得ていないことに気付いたのです。本当に大切なことは「緊急ではないが重要なこと」なのです。

わたしたちは緊急なものに対しては、すぐ反応しがちです。しかし、緊急ではない重要な事柄を行うには、より高い率先力と主体性が必要になります。新しい目的を成し遂げるには、自分から進んで行動を起こさなければなりません。前の項目の「目的を持つ」で自分の目標を明確にしておかないと、緊急な事ばかりに反応してしまうのです。

自分の時間を管理するにはやはりスケジュールを立てるしかありません。もう一度「役割と目標を決める」の項目を思い出して欲しい。その役割と目標を念頭において、これからの一周間を考え、目標を達成するための活動をスケジュールに入れて欲しい。

スケジュールが完成したら、後は日々の様々な出来事に対して柔軟にスケジュールを変更していくことになります。そして、人間関係作りやその他の重要事項を優先しながら生活を送るようにしましょう。

私たちが目標を達成するには２つしか方法がありません。それは、自分でやるか他の人に任せるかのどちらかです。この時考えるのが、能率と効果で、自分でやるときは「能率」を考え、他人に任せるときは「効果」を考えるべきである。

多くの人は、他人に任せることは時間や労力がかかりすぎるとか、自分でやったほうが早くて良い結果が得られると考えてしまい、任せることを嫌がります。しかし、実は他の人に任せるということは、最も効果的な活動なのです。

では、「やらせる」と「任せる」の違いは何でしょう。

「やらせる」とは「これを取ってこい。あれを取ってこい。あ〜しろ。こ〜しろ。終わったらすぐに知らせろ」といったやりかたで、主に手段に焦点を合わせている。しかし、それでいったいどれだけの結果が生まれるのでしょうか。相手の行動を全部に関与しなければならないとしたら、はたして何人の人を管理・指導することができるだろうか。

一方「任せる」とは、手段ではなく結果に焦点を合わせている。手段を選択する自由を相手に与え、結果に責任を持たせるのである。当初は、他の方法より時間がかかるかもしれないが、のちに何倍もの利益を上げるための投資と考えましょう。そして「任せる」ときには、最初に次の５つの事柄を伝え、お互いに理解と決意を得るようにしなければなりません。

○望む結果
　（できるだけ詳しく説明する）
○ガイドライン
　（守らなくてはならないルール）
○使用できるもの
　（人的、金銭的、技術的、組織的な使える資源）
○責任に対する報告と、その方法
　（いつ、誰に報告し、誰が評価するか）
○履行、不履行による賞罰

こうすることによって、責任を引き受けた相手は、自分が自分のリーダーになり、「望む結果」を達成するために自分で考え、行動するためのエネルギーを自ら引き出すのです。